Nhật Bản – xứ sở anh đào không chỉ nổi tiếng về giàu có mà còn là quốc gia có nhiều nghi lễ và phép tắc ứng xử tuyệt với, khiến cả Thế giới phải kính nể. Một trong số đó, văn hóa công sở (ビジネスマナー) là một phép tắc rất quan trọng mà chúng ta nên học hỏi từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, đặc biệt là những người muốn làm việc ở Nhật. Văn hóa công sở Nhật Bản có rất nhiều quy tắc và quy định, bao gồm cả các quy định về trang phục, thái độ, ngôn ngữ và cách giao tiếp trong công việc.
Các nhà tuyển dụng nhân sự ở Nhật không chỉ lấy trình độ chuyển môn mà họ còn sử dụng văn hóa công sở để làm chỉ tiêu xét duyệt, thước đo đạo đức của ứng cử viên trong công ty. Nếu trình độ chuyên môn của bạn có giỏi như thần đồng mà bạn không biết và không tuân thủ các quy tắc tối thiểu trong văn hóa công sở thì thật khó để bạn tồn tại bền vững ở đất nước này. Một thành ngữ rất lâu đời và thấm thía ở Việt Nam mình muốn nhắc đến đó là “Nhập gia tùy tục – 郷に入って郷に従え“.
MỤC LỤC
Văn hóa công sở ở Nhật Bản là gì? ビジネスマナーとは？
Văn hóa công sở (ビジネスマナー) là một nghi thức ứng xử giúp chúng ta có thể làm việc thoải mái và suôn sẻ với nhiều người trong xã hội nói chung và môi trường công sở nói riêng. Bằng cách chú trọng và thực hiện tốt văn hóa công sở chúng ta sẽ có thể xây dựng được nhiều mối quan hệ tốt, công việc trôi chảy hơn.
Ngược lại, nếu bạn bỏ qua nghi thức này bạn sẽ để lại ấn tượng xấu, thậm chí bị mất lòng tin từ đồng nghiệp hoặc đối tác hay khách hàng. Mà mất lòng tin thì tương đương với mất nhiều thứ và sẽ rất khó để nhận lại nó.
4 nghi thức tối thiểu trong “văn hoá công sở ở Nhật Bản”
Ông cha ta có câu : “Tiên học lễ, hậu học văn“. Đây là một câu tục ngữ ngắn gọn nhưng có nội dung sâu sắc, nhằm khuyên răn con người nên học cách cư xử, đối nhân xử thế trước rồi sau đó mới bàn tới việc học hỏi những kiến thức văn hóa.
Văn hóa công sở ở Nhật Bản có rất nhiều nghi thức, nhưng sau đây mình sẽ giải thích 4 nghi thức tối thiểu nhất mà ai trong chúng ta cũng nên lý giải và áp dụng nó.
- Chào hỏi 挨拶する
- Tuân thủ thời gian 時間を守る
- Quy tắc HORENSO 報・連・相
- Sử dụng ngôn từ(lời ăn tiếng nói) 言葉遣い
1. Chào hỏi 挨拶する
Người Nhật rất coi trọng việc Chào hỏi (あいさつ) vì chào hỏi không chỉ thể hiện nhân cách, đạo đức của con người mà còn là cơ sở để xây dựng các mối quan hệ. Không ai muốn mình bị người khác đánh giá là thiếu đạo đức, vì tiêu chuẩn cao nhất để nhận định giá trị của con người là đạo đức. Vậy văn hóa chào hỏi ở Nhật như thế nào ?
「挨拶」とは心を開いて相手に近づく
「あいさつ」とはこころをひらいてあいてにちかづく
Giọng nói 声
Không chỉ trong công sở mà trong cuộc sống hàng ngày chào hỏi một cách niềm nở, vui vẻ sẽ tạo được thiện cảm tốt với người đối diện. Nếu tiếng Nhật của bạn chưa được tốt thì nên phát âm rõ ràng, chậm rãi không việc gì phải vội.
Tư thế chào hỏi 姿勢
Tư thế chào hỏi thể hiện lòng kính trọng của mình đối với đối phương. Khi gặp đối tác,cấp trên hay những người lớn tuổi hơn thì phải cúi đầu chào hỏi. Các tư thế chào hỏi trong văn hóa công sở như sau.
- 会釈(えしゃく)：Cúi người khoảng 15 độ,mắt nhìn vào đối phương trong vòng 1-2 giây và tay xếp dọc bên hông. Dùng khi gặp cấp trên hay đồng nghiệp ở trong công ty.
- 敬礼(けいれい)：Cúi người khoảng 30 độ,mắt nhìn vào đối phương trong vòng 2-3 giây và tay xếp dọc bên hông. Dùng khi đi đến công ty của khách hàng,hay đi đón và tiễn đối tác cũng như khi trao đổi danh thiếp.
- 最敬礼(さいけいれい)：Cúi người khoảng 45 độ,mắt nhìn vào đối phương trong vòng 3 giây và tay xếp dọc bên hông. Dùng khi nhờ vả,tỏ lòng biết ơn hay thành thật xin lỗi,cũng như khi gặp các đối tác quan trọng.
2. Tuân thủ thời gian 時間を守る
Ở Nhật Bản, những người thường xuyên đi muộn, hay không tuân thủ thời hạn thì sẽ đánh mất lòng tin với đối phương. Ngay cả khi bạn có làm việc tốt đến mấy nhưng không đúng hẹn thì bạn sẽ tự hạ thấp giá trị bản thân của mình.
Do đó, dù trong công việc hay riêng tư, người Nhật đã tự thiết lập thói quen “tuân thủ thời gian” để xây dựng lòng tin cho các mối quan hệ. Tính đúng giờ đã được xem là một nguyên lý chủ chốt cho những bước tiến của Nhật Bản từ một đất nước nông nghiệp trở thành một quốc gia công nghiệp hóa hiện đại. Đặc biệt trong văn hóa công sở, chúng ta luôn ý thức nên đến sớm hơn dự kiến khoảng 10 phút để có thời gian chuẩn bị.v.v.
3. Quy tắc HORENSO 報・連・相
Ho-Ren-So được rút gọn của 3 chữ 報告(Hokuku)・連絡(Renraku)・相談(Sodan), mang ý nghĩa là Báo cáo – Liên lạc -Trao đổi. Horenso được hiểu như công cụ giao tiếp trong công sở được áp dụng nhằm mục đích tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp và nâng cao hiệu suất làm việc.
- 報告(Hokoku): có nghĩa là phải thường xuyên báo cáo với cấp trên về tiến độ công việc,những sự cố phát sinh hay những vấn đề đã được khắc phục giải quyết.
- 連絡(Renraku): là thông báo nội dung thông tin một cách đơn giản cho những người có liên quan.Trình tự liên lạc không phân biệt cấp bậc, ai cũng có thể là người liên lạc hoặc được liên lạc.
- 相談(Sodan): là sự bàn bạc, thảo luận với mọi người khi có sự cố hoặc gặp vấn đề khó để tất cả cùng đưa ra hướng giải quyết tốt nhất .
4. Sử dụng ngôn từ (lời ăn tiếng nói) 言葉遣い
Trong công việc,đặc biệt là môi trường công sở, người Nhật thường sử dụng kính ngữ (敬語) để bày tỏ sự quý mến, tôn kính đối với người khác. Trong Tiếng Nhật, kính ngữ được chia làm 3 loại như sau.
- Tôn kính ngữ (尊敬語-そんけいご)： dùng để bày tỏ thái độ kính trọng của người nói với đối phương. Tôn kính ngữ được sử dụng khi diễn đạt lại hành động, trạng thái của người cấp trên hay người có vị trí trên mình..
- Khiêm nhường ngữ (謙譲語-けんじょうご)： Khiêm nhường ngữ dùng trong trường hợp người nói nói về hành động của bản thân để bày tỏ thái độ khiêm nhường cũng như thể hiện sự tôn trọng với đối phương.
- Thể lịch sự (丁寧語-ていねいご)：là những từ ở thể [です] [ます] [ございます] . Có thể sử dụng rộng rãi để thể hiện phép lịch sự trong giao tiếp.
Tổng kết
Trên đây mình chỉ mới giới thiệu những nghi tắc tối thiếu nhất trong văn hóa công sở ở Nhật Bản, ngoài ra còn có vô số các nghi thức khác như: trao đổi danh thiếp, nghe điện thoại ,v.v. Đối với những bạn sinh viên mới ra trường (新卒) khi vào công ty các bạn sẽ được nhận bộ sách ビジネスマナー nên hãy học thật kỹ nhé.
Trong môi trường công sở hay ngoài xã hội, nếu chúng ta vận dụng tốt những nghi thức văn hóa công sở thì sẽ giúp mọi người gần nhau hơn. Chúng ta nên thực hành thường xuyên cho đến khi nhuần nhuyễn, trở thành thói quen để tạo thiện cảm trong lòng mọi người.
Nếu thấy bài viết có ích hãy Chia Sẻ cho bạn bè cùng biết nhé ! Đừng quên theo dõi Fanpage để cập nhật nhiều thông tin hữu ích khác.
