Tiếng Nhật là một ngôn ngữ rất khó,đã vậy cấu trúc hay ngôn từ để viết email lại rất phức tạp.Khi bắt đầu đi làm, cũng là lúc chúng ta phải làm quen với việc trao đổi thông tin công việc qua email. Vậy viết business email tiếng Nhật như thế nào cho chuẩn là thách thức lớn đối với người ngoại quốc chúng ta . Ngay cả các bạn trẻ Nhật sau khi tốt nghiệp đại học ,bắt đầu đi làm cũng có nhiều người rất lúng túng khi viết mail cho cấp trên, khách hàng hay đối tác.
MỤC LỤC
Cấu trúc cơ bản của business mail tiếng Nhật
Một business mail tiếng Nhật gồm có 4 phần cơ bản,đó là : “đặt tiêu đề=件名 / chào hỏi=挨拶 / nội dung=本文 / kết thúc=結び”. Cái khó ở trong một bức thư email tiếng Nhật không chỉ là cấu trúc,mà còn phải sử dụng ngôn ngữ giao tiếp trong kinh doanh và đặc biệt phải làm sao cho đối phương dễ hiểu.
Phần 1: Đặt tiêu đề cho email 件名
Trong một Email, tiêu đề chính là phần đầu tiên mà người nhận nhìn thấy và quyết định có mở thư hay không ngay sau khi đọc dòng chữ này hay không. Chính vì vậy mà tiêu đề Email tuy ngắn nhưng lại là phần mà người soạn thư cần đầu tư nhiều tâm trí nhất. Nhiều người thường viết xong nội dung mới đặt tiêu đề nhưng theo mình nên đặt tiêu đề trước.
- Ngắn gọn,xúc tích
- Rõ ràng,cụ thể.
- Không dùng các từ ngữ spam：広告,無料
Một số ví dụ đặt tiêu đề email dễ hiểu, thân thiện với người nhận :
- 電車遅延により遅刻のご連絡「Tên」
- 「Tên dự án」進捗状況のご報告
- 着任のご挨拶
Phần 2: Chào hỏi 挨拶
Trong phần chào hỏi có 2 mục nhỏ đó là: tên người nhận 宛名 và xưng tên mình 名乗り.
Người nhận 宛名
Cũng giống như viết email bằng tiếng Việt thì tên người nhận được viết ngay dòng đầu tiên của email,cấu trúc như sau.
○○株式会社、○○部(Tên bộ phận và công ty đối tác)
○○様 ,ご担当者様,○○さん(tên người nhận)
- Khi người nhận là đối tác,người ngoài công ty thì phải ghi đầy đủ tên công ty,và thêm 様sau tên người nhận.
- Khi người nhận là người cùng công ty với mình thì chỉ cần ghi tên bộ phận,sau đó thêm さん sau tên là được.
Chào hỏi 挨拶 và xưng tên 名乗り
Các câu chào hỏi sử dụng trong một email tiếng Nhật thường được quy ước sẵn,và tùy thuộc vào mối quan hệ giữa người nhận với người gửi, cũng như tình trạng trao đổi thông tin giữa họ mà các mẫu câu được sử dụng cũng khác nhau.Ví dụ như sau:
Khi người nhận là người ngoài công ty:
- いつも大変お世話になっております。
- お世話になっております。(được sử dụng đa số)
- 突然のご連絡失礼いたします。
- ご無沙汰しております。
Khi người nhận là người trong công ty:
- お疲れ様です。(được sử dụng đa số)
- 横から失礼いたします。
- ご無沙汰しております。
Tiếp theo là phần xưng tên bản thân,nhiều người thường sử dụng cấu trúc dài dòng nhưng thực ra nó không có tác dụng gì hết. Vậy nên chỉ cần ghi ngắn gọn 「Tên công ty」+「Tên bộ phận」+「Tên mình」là đủ. Ví dụ:
- ○○株式会社 情報システム本部のアインと申します。(dùng ngoài công ty)
- ○○チームのアインです。(dùng trong công ty)
Phần 3: Nội dung email 本文
Đây là phần quan trọng nhất của một email,hãy tóm tắt sơ lược, ngắn gọn nội dung muốn trao đổi, lý do muốn liên lạc bằng email. Khi đó người đọc email sẽ nhanh chóng nắm bắt được nội dung mà bạn muốn đề cập đến. Khi viết nội dung email cần lưu ý những nguyên tắc sau:
- Một dòng không quá 20 ~ 30 chữ , hãy xuống dòng ở chỗ thích hợp.
- Thay vì viết những câu văn dài, hãy cố gắng truyền tải chúng rõ ràng ngắn gọn làm sao cho đúng với tiêu đề của email.
- Hãy ý thức theo quy tắc 5W2H (khi nào いつ/ ở đâu どこ / ai 誰 / cái gì 何 / tại sao 何故 / như thế nào どうする / bao nhiêu いくら) và hãy cố gắng truyền đạt chính xác các điểm như ngày và giờ .
Phần 4: Kết thúc 結び
Cách kết thúc một email tiếng Nhật không đơn giản như bạn nghĩ,nếu không biết chọn cách kết email phù hợp, thì những nỗ lực phần trên của chúng ta sẽ bị ảnh hưởng. Người nhận sẽ cho rằng người viết chỉ muốn trình bày những gì mình cần và rời đi với một câu chào hời hợt, đôi khi có phần thiếu tôn trọng. Dưới đây là một vài mẫu câu kết thúc thường sử dụng để kết thúc một email ở Nhật.
| Câu kết | Cách đọc | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| よろしくお願いいたします。 | よろしくおねがいいたします。 | Kính mong được sự giúp đỡ của anh chị |
| 今後ともよろしくお願いいたします。 | こんごともよろしくおねがいいたします。 | Từ nay về sau,kính mong được giúp đỡ của anh chị. |
| お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。 | お忙しいところきょうしゅくですが、なにとぞよろしくおねがいいたします。 | Xin lỗi vì đã làm phiền anh chị lúc bận rộn,nhưng rất mong được giúp đỡ từ anh chị. |
| お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。 | おてすうをおかけしますが、なにとぞよろしくおねがいいたします。 | Xin lỗi đã làm phiền anh,chị nhưng rất mong được sự giúp đỡ từ anh chị. |
Có thể bạn quan tâm:
Phần ký tên 署名
Đây cũng là một phần rất quan trọng trong một email,chữ ký email 署名 là một tấm danh thiếp đính kèm ở phía cuối mỗi bức thư email. Chữ ký email cung cấp các thông tin cơ bản của doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi. Phần chữ ký trong email có thể cài đặt cố định ngay từ đầu,các bạn có thể xem cách cài đặt ở đây. Và đây là một ví dụ của chứ ký email bằng tiếng Nhật.
◆◇———————✈————————◇◆
株式会社〇〇
〇〇部(tên công ty và tên bộ phận bạn đang làm)
氏名(Họ và tên bạn): TUAN ANH(トアンアイン)
メールアドレス(địa chi email của bạn)：diachi.email@gmail.com
Web(trang web công ty): https://japanlife-guide.com
住所(địa chỉ công ty):（〒〇〇〇-〇〇〇〇 △△県〇〇区〇〇）
電話番号(SDT công ty):（TEL〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇）
◆◇———————✈————————◇◆
Tổng kết
Trên đây là khái quát sơ qua về cấu trúc và cách viết một email bằng tiếng Nhật , tuy nhiên nội dung cần trao đổi của từng người khác nhau nên sẽ rất khó giải thích. Ngày xưa lúc mới đi làm mình đã từng đọc quyển sách này,và từ đó việc soạn email với mình không còn là cái đinh gì hết . Chúc các bạn sớm quen với lĩnh vực này nhé.
Có thể bạn quan tâm:
●Cách liên lac email bằng tiếng Nhật khi đi làm muộn
