Cấu trúc viết email bằng tiếng Nhật cho người mới

Update: 7068 lượt xem

Tiếng Nhật là một ngôn ngữ rất khó,đã vậy cấu trúc hay ngôn từ để viết email lại rất phức tạp.Khi bắt đầu đi làm, cũng là lúc chúng ta phải làm quen với việc trao đổi thông tin công việc qua email. Vậy viết business email tiếng Nhật như thế nào cho chuẩn là thách thức lớn đối với người ngoại quốc chúng ta . Ngay cả các bạn trẻ Nhật sau khi tốt nghiệp đại học ,bắt đầu đi làm cũng có nhiều người rất lúng túng khi viết mail cho cấp trên, khách hàng hay đối tác.  

Cấu trúc cơ bản của business mail tiếng Nhật

Một business mail tiếng Nhật gồm có 4 phần cơ bản,đó là : “đặt tiêu đề=件名 / chào hỏi=挨拶  / nội dung=本文 / kết thúc=結び”. Cái khó ở trong một bức thư email tiếng Nhật không chỉ là cấu trúc,mà còn phải sử dụng ngôn ngữ giao tiếp trong kinh doanh và đặc biệt phải làm sao cho đối phương dễ hiểu.

cấu trúc viết email tiếng nhật

Phần 1: Đặt tiêu đề cho email 件名

Trong một Email, tiêu đề chính là phần đầu tiên mà người nhận nhìn thấy và quyết định có mở thư hay không ngay sau khi đọc dòng chữ này hay không. Chính vì vậy mà tiêu đề Email tuy ngắn nhưng lại là phần mà người soạn thư cần đầu tư nhiều tâm trí nhất. Nhiều người thường viết xong nội dung mới đặt tiêu đề nhưng theo mình nên đặt tiêu đề trước.

  • Ngắn gọn,xúc tích
  • Rõ ràng,cụ thể.
  • Không dùng các từ ngữ spam:広告,無料

Một số ví dụ đặt tiêu đề email dễ hiểu, thân thiện với người nhận :

  • 電車遅延により遅刻のご連絡「Tên」
  • 「Tên dự án」進捗状況のご報告
  • 着任のご挨拶

Phần 2: Chào hỏi 挨拶

Trong phần chào hỏi có 2 mục nhỏ đó là: tên người nhận 宛名 và xưng tên mình 名乗り.

Người nhận 宛名

Cũng giống như viết email bằng tiếng Việt thì tên người nhận được viết ngay dòng đầu tiên của email,cấu trúc như sau.

○○株式会社、○○部(Tên bộ phận và công ty đối tác)
○○様 ,ご担当者様,○○さん(tên người nhận)

  • Khi người nhận là đối tác,người ngoài công ty thì phải ghi đầy đủ tên công ty,và thêm 様sau tên người nhận.
  • Khi người nhận là người cùng công ty với mình thì chỉ cần ghi tên bộ phận,sau đó thêm さん sau tên là được.
Chào hỏi 挨拶 và xưng tên 名乗り

Các câu chào hỏi sử dụng trong một email tiếng Nhật thường được quy ước sẵn,và tùy thuộc vào mối quan hệ giữa người nhận với người gửi, cũng như tình trạng trao đổi thông tin giữa họ mà các mẫu câu được sử dụng cũng khác nhau.Ví dụ như sau:

Khi người nhận là người ngoài công ty:

  • いつも大変お世話になっております。
  • お世話になっております。(được sử dụng đa số)
  • 突然のご連絡失礼いたします。
  • ご無沙汰しております。

Khi người nhận là người trong công ty:

  • お疲れ様です。(được sử dụng đa số)
  • 横から失礼いたします。
  • ご無沙汰しております。

Tiếp theo là phần xưng tên bản thân,nhiều người thường sử dụng cấu trúc dài dòng nhưng thực ra nó không có tác dụng gì hết. Vậy nên chỉ cần ghi ngắn gọn 「Tên công ty」+「Tên bộ phận」+「Tên mình」là đủ. Ví dụ:

  • ○○株式会社 情報システム本部のアインと申します。(dùng ngoài công ty)
  • ○○チームのアインです。(dùng trong công ty)

Phần 3: Nội dung email 本文

Đây là phần quan trọng nhất của một email,hãy tóm tắt sơ lược, ngắn gọn nội dung muốn trao đổi, lý do muốn liên lạc bằng email. Khi đó người đọc email sẽ nhanh chóng nắm bắt được nội dung mà bạn muốn đề cập đến. Khi viết nội dung email cần lưu ý những nguyên tắc sau:

  • Một dòng không quá 20 ~ 30 chữ , hãy xuống dòng ở chỗ thích hợp.
  • Thay vì viết những câu văn dài, hãy cố gắng truyền tải chúng rõ ràng ngắn gọn làm sao cho đúng với tiêu đề của email.
  • Hãy ý thức theo quy tắc 5W2H (khi nào いつ/ ở đâu どこ / ai 誰 / cái gì 何 / tại sao 何故 / như thế nào どうする / bao nhiêu いくら) và hãy cố gắng truyền đạt chính xác các điểm như ngày và giờ .
cấu trúc viết email bằng tiếng nhật

Phần 4: Kết thúc 結び

Cách kết thúc một email tiếng Nhật không đơn giản như bạn nghĩ,nếu không biết chọn cách kết email phù hợp, thì những nỗ lực phần trên của chúng ta sẽ bị ảnh hưởng. Người nhận sẽ cho rằng người viết chỉ muốn trình bày những gì mình cần và rời đi với một câu chào hời hợt, đôi khi có phần thiếu tôn trọng. Dưới đây là một vài mẫu câu kết thúc thường sử dụng để kết thúc một email ở Nhật.

Câu kếtCách đọcÝ nghĩa
よろしくお願いいたします。よろしくおねがいいたします。Kính mong được sự giúp đỡ của anh chị
今後ともよろしくお願いいたします。こんごともよろしくおねがいいたします。Từ nay về sau,kính mong được giúp đỡ của anh chị.
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。お忙しいところきょうしゅくですが、なにとぞよろしくおねがいいたします。Xin lỗi vì đã làm phiền anh chị lúc bận rộn,nhưng rất mong được giúp đỡ từ anh chị.
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。おてすうをおかけしますが、なにとぞよろしくおねがいいたします。Xin lỗi đã làm phiền anh,chị nhưng rất mong được sự giúp đỡ từ anh chị.

Có thể bạn quan tâm:

Phần ký tên 署名

Đây cũng là một phần rất quan trọng trong một email,chữ ký email 署名 là một tấm danh thiếp đính kèm ở phía cuối mỗi bức thư email. Chữ ký email cung cấp các thông tin cơ bản của doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi. Phần chữ ký trong email có thể cài đặt cố định ngay từ đầu,các bạn có thể xem cách cài đặt ở đây.  Và đây là một ví dụ của chứ ký email bằng tiếng Nhật.

◆◇———————✈————————◇◆
株式会社〇〇
〇〇部(tên công ty và tên bộ phận bạn đang làm)
氏名(Họ và tên bạn): TUAN ANH(トアンアイン)
メールアドレス(địa chi email của bạn):diachi.email@gmail.com
Web(trang web công ty): https://japanlife-guide.com
住所(địa chỉ công ty):(〒〇〇〇-〇〇〇〇 △△県〇〇区〇〇)
電話番号(SDT công ty):(TEL〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇)
◆◇———————✈————————◇◆

Tổng kết

Trên đây là khái quát sơ qua về cấu trúc và cách viết một email bằng tiếng Nhật , tuy nhiên nội dung cần trao đổi của từng người khác nhau nên sẽ rất khó giải thích. Ngày xưa lúc mới đi làm mình đã từng đọc quyển sách này,và từ đó việc soạn email với mình không còn là cái đinh gì hết . Chúc các bạn sớm quen với lĩnh vực này nhé.

Có thể bạn quan tâm:
Cách liên lac email bằng tiếng Nhật khi đi làm muộn


Tài trợ


RELATED POST/BÀI VIẾT QUAN TÂM

Comment

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

kiểm tra tiền nenkin online

Hướng dẫn đăng ký và kiểm tra tiền nenkin online ở Nhật

Nenkin net giúp chúng ta có thể dễ dàng kiểm tra được thông tin và số tiền nenkin đã đóng.Vậy cách đăng ký và kiểm tra tiền nenkin online như thế nào?

visa kỹ năng đặc định tokutei ginou là gì

Visa kỹ năng đặc định tokutei ginou là gì

Khoảng đầu tháng 4 năm 2019 Bộ Ngoại giao và Tư Pháp của chính phủ Nhật Bản đã chính thức triển khai tư cách lưu trú mới mang tên visa tokutei gino. Sự ra đời của Visa tokutei ginou 特定技能ビザ  mang đến nhiều cơ hội làm việc và sinh sống ở Nhật dành cho người ngoại quốc. Vậy visa tokutei ginou 特特定技能ビ là gì,nó khác gì so với visa bình thường của tu nghiệp sinh và điều kiện đăng ký như thế nào ? Bài viết này Japan Life Guide Blog sẽ phân tích cùng các bạn nhé. Visa tokutei …

web học tiếng Nhật

Những trang web giúp bạn học tốt tiếng Nhật

Có vô vàn cách để bạn học tốt tiếng Nhật, nhưng bạn đã thử cách học qua các bản tin tức chưa? Sau đây là các trang web đã giúp mình học tốt tiếng Nhật từ trước đến nay.

kinh nghiệm làm thêm uber eats ở nhật

Kinh nghiệm làm thêm Uber Eats ở Nhật 2020

Cách đăng ký và các kinh nghiệm cần thiết khi làm thêm Uber Eats ở Nhật. Hiện nay ở Nhật Uber Eats đang là một công việc có thu nhập rất hấp dẫn.

cách chạy uber eats ở nhật

Cách nhận đơn và chạy Uber Eats ở Nhật chi tiết nhất 2020

Làm đối tác Uber Eats là một hình thức kiếm tiền ngoài giờ đang rất ưa chuộng hiện nay vì mức thu khá cao. Blog lần này mình sẽ hướng dẫn mọi người cách nhận đơn và chạy giao hàng Uber Eats ở Nhật.

Chào các bạn! Mình là Anh, người phát triển và quản lý trang web Japan Life Guide Blog này. Mình đã ở Nhật hơn 10 năm, đang sống ở  Saitama và công việc hiện tại của mình là SE . Sở thích của mình là chơi thể thao, đi du lịch và đọc sách. Câu nói mà mình yêu thích nhất:”Không có con đường nào dẫn đến hạnh phúc mà Hạnh Phúc là một con đường” của thiền sư “Thích Nhất Hạnh”. Tại blog này mình sẽ chia sẻ tới mọi người những kiến thức cũng như kinh nghiệm cá nhân về các chủ đề như học tập hay quản lý tài chính ,v.v.  Hy vọng những chia sẻ của mình sẽ có ích đối với mọi người.