Mỗi khi thôi việc hay thay đổi nơi làm việc (転職-tenshoku) thì những người ngoại quốc cư trú trung và dài hạn ở Nhật phải thông báo sự việc này lên Nyukan(Cục QLXNC). Có ba hình thức làm thủ tục đó là: khai báo online, đến trực tiếp tại nyukan và gửi giấy tờ qua đường bưu điện. Bài viết này Japan Life Guide Blog sẽ hướng dẫn mọi người cách gửi thông báo nghĩ việc, chuyển nơi làm việc mới lên Nyukan bằng hình thức khai báo qua internet.
MỤC LỤC
Hệ thống khai báo điện tử của Nyukan là gì?
Hệ thống khai báo điện tử của Cục QLXNC(Nyukan) có tên gọi đầy đủ là 出入国在留管理庁電子届出システム – しゅつにゅうこくざいりゅうかんりちょうでんしとどけでシステム. Đây là hệ thống mà những người đang lao động ở Nhật(※ ngoài những trường hợp phía dưới) hoặc những tổ chức liên kết, có thể khai báo những thông tin liên quan đến nơi đang làm việc「所属機関による届出」thông qua dịch vụ internet.
Thời hạn khai báo sau khi chuyển nơi làm việc lên Nyukan
Theo điều 19 khoản 16 của bộ luật 「Quản Lý Xuất Nhập Cảnh và Xét Duyệt Tị Nạn – 出入国管理及び難民認定法」, khi có sự thay đổi tên hoặc địa chỉ của nơi đang làm việc（như công ty、trường học ）thì cần phải khai báo đến cục quản lý nhập cảnh địa phương trong vòng thời gian 14 ngày kể từ ngày chuyển đổi.
Đối tượng phải khai báo lên Nyukan
Những người lưu trú trung hạn hoặc dài hạn tại Nhật Bản hoặc những người lưu trú với tư cách làm việc trong lĩnh vực「kỹ thuật – 技術」（trừ「nghệ thuật – 芸術」「tôn giáo – 宗教」và「truyền thông – 報道」）hoặc những người lưu trú với tư cách để học tập như「du học – 留学」cần phải khai báo sau khi có thay đổi.
Ngược lại, những trường hợp dưới đây sẽ không cần phải làm thủ tục này.
- Người có thời hạn lưu trú dưới 3 tháng.
- Người có tư cách lư trú là 「Ngoại giao – 外交」hoặc 「Vĩnh trú đặc biệt – 特別永住者」.
Ưu điểm của hệ thống khai báo điện tử
Chỉ cần sử dụng hệ thống này, bạn có thể thông báo chuyển nơi làm việc lên Nyukan mọi lúc mọi nơi thông qua internet, mà không phải mất chi phí gì hết.
- Có thể khai báo trực tuyến từ nhà, nơi làm việc của mình hay bất kỳ nơi nào có internet chỉ với vài phút.
- Không mất chi phí sử dụng và tiết kiệm chi phí đi lại.
- Hoạt động 24/24 (kể cả cuối tuần hay những kỳ nghĩ dài.
- Hệ thống sẽ tự động kiểm tra và thông báo nếu nội dung mà người dùng đã nhập vào có thiếu sót.
- Đối với các cơ quan, tổ chức có thể khai báo cùng lúc nhiều phần tử bằng hình thức tải lên file excel.
Cách thông báo chuyển nơi làm việc lên Nyukan qua internet
Bước 1: Đăng ký tạo tại khoản
Để sử dụng hệ thống khai báo online này, bạn cần phải tạo tài khoản cá nhân hoặc tổ chức.
① Click vào Link phía dưới rồi nhấn vào nút 「中長期在留者はこちら」nếu bạn muốn tạo tài khoản cá nhân.
② Tiếp theo, chọn mục「認証ＩＤ発行」để mở trang đăng ký tài khoản mới.
③ Sau đó nhập các thông tin cá nhân của bạn vào ô trống, rồi check vào 「上記内容について理解した上で同意します。」và nhán nút 「確認」để đi tiếp.
- 氏名英字： Họ và tên bằng Romaji không dấu(giống như trong thẻ ngoại kiều).
- 生年月日： Ngày tháng năm sinh.
- 性別：Giới tính.
- 国籍・地域：Quốc tịch.
- 在留カード番号：Mã số thẻ ngoại kiều.
- 希望する認証ID：Nhập ID mà bạn muốn đăng ký(từ 6 đến 20 ký tự).
- パスワード：Nhập mật khẩu mà bạn muốn đặt(từ 8 đến 32 ký tự và bắt buộc phải có hỗn hợp giữa chữ thường + chữ viết hoa + ký tự đặc biệt như # $ @).
- パスワード(再入力)：Nhập lại mật khẩu.
- メールアドレス：Nhập địa chỉ email.
- メールアドレス(再入力)：Nhập lại địa chỉ email.
④ Tại đây hãy xác nhận lại các thông tin mà bạn vừa nhập, nếu không có gì sai sót thì nhấn vào 「 登録 」để hoàn tất đăng ký.
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống
Sau khi gửi yêu cầu đăng ký tạo tài khoản, thì hệ thống sẽ tự động gửi thông báo kèm theo URL trang đăng nhập về địa chỉ email mà bạn đã nhập ở bước 1.
Tiếp theo hãy nhập ID và mật khẩu mà bạn đã đăng ký, rồi nhấn tiếp vào 「ログイン」để đăng nhập.
Bước 3: Khai báo đã thôi việc ở công ty cũ
① Sau khi đăng nhập thành công, hãy chọn mục 「契約終了」từ Menu để trình báo rằng “bạn đã thôi việc ở công ty mà bạn đã làm việc trước đó”.
- 名称変更(めいしょうへんこう)：Thay đổi tên công ty, do sát nhập ,v.v.
- 所在地変更(しょざいちへんこう)：Thay đổi trụ sở công ty, do chuyển văn phòng ,v.v.
- 消滅(しょうめつ)：Công ty không còn tồn tại, do phá sản ,v.v.
- 契約終了(けいやくしゅうりょう)：Kết thúc hợp đồng lao động.
- 新たな契約締結(あらたなけいやくていけつ)：Ký hợp đồng lao động mới.
② Tiếp theo hãy nhập các thông tin cá nhân và thông tin công ty mà bạn đã thôi việc, rồi sau đó nhấn vào nút「確認」để tiếp tục.
④ Tại đây, hãy xác nhận lại các thông tin mà bạn vừa nhập ở trên, nếu không có gì sai sót hãy check vào ô「届出内容を控えました」 nhấn tiếp vào 「届出」để gửi.
Bước 4: Khai báo nơi làm việc mới lên Nyukan
Sau khi đã khai báo rằng “bạn đã thôi việc ở công ty cũ” thì tiếp theo bạn cần phải khai báo thông tin nơi làm việc mới của bạn.
① Quay trở lại trang chủ và chọn mục 「新たな契約締結」 từ Menu chính.
② Tiếp theo hãy nhập thông tin cá nhân và các thông tin liên quan đến nơi làm việc cũ và mới. Sau đó nhấn vào 「確認」để đi tiếp.
③ Tại đây, hãy xác nhận lại các thông tin mà bạn vừa nhập ở trên, nếu không có gì sai sót hãy check vào ô「届出内容を控えました」 nhấn tiếp vào 「届出」để hoàn tất quá trình gửi thông báo đã chuyển nơi làm việc mới lên Cục QLXNC.
Sau khi gửi thông báo đã chuyển nơi làm việc thông qua hệ thống khai báo online, bạn sẽ nhận được email chứa tình trạng khai báo cũng như kết quả “có được chấp nhận hay không” . Hoặc bạn cũng có thể kiểm tra tình trạng khai báo tại mục 「届出状況参照」ở trang chủ.
Kết luận
Với hệ thống khai báo điện tử này của Nyukan, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí đi lại sau mỗi lần chuyển việc. Nếu thấy bài viết có ích hãy Chia Sẻ cho bạn bè cùng biết và đừng quên theo dõi Fanpage để cập nhật thêm nhiều tin tức hữu ích khác nhé !
- Bài viết tham khảo
- Kinh nghiệm chuyển việc ở Nhật
- Thủ tục khi thôi việc ở Nhật
- Văn hóa công sở tối thiếu của người Nhật
