Cách viết đơn xin thôi việc ở Nhật Bản, chi tiết từ A

Nhật Bản là đất nước nổi tiếng với nhiều “quy tắc ứng xử – マナー” nghiêm ngặt, đặc biệt là trong môi trường công sở. Việc tuân thủ các quy tắc này không chỉ giúp bạn trở thành một nhân viên chuyên nghiệp mà còn nâng cao nhận thức văn hóa của bản thân. Một trong những tình huống đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ quy tắc chính là khi bạn muốn xin thôi việc. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết đơn xin thôi việc ở Nhật Bản một cách chính xác và lịch sự, đồng thời cung cấp thêm những thông tin hữu ích để bạn hiểu rõ hơn về quy trình và văn hóa làm việc tại Nhật.

MỤC LỤC

Đơn xin thôi việc tiếng Nhật là gì ?

Đơn xin thôi việc ở Nhật gồm có 2 loại chính đó là 退職届(たいしょくとどけ)・退職願(たいしょくねがい). Lưu ý 辞表(じひょう) là đơn xin từ chức, nó khác với đơn xin thôi việc nhé! Để tránh hiểu lầm mình sẽ giải thích rõ từng loại đơn như sau.

退職願 (Taishoku-negai): là đơn yêu cầu hay đơn trình bày nguyện vọng muốn thôi việc của bạn. Việc nộp đơn 退職願 là không bắt buộc nhưng luật lao động của từng công ty khác nhau nên khi có nguyện vọng thôi việc bạn hãy hỏi đồng nghiệp hoặc cấp trên của mình để biết chính xác.
退職届 (Taishoku-todoke): là đơn báo cáo rằng bạn đã quyết định thôi việc ở công ty. Sau khi đã tìm được công việc mới hay bạn muốn thôi việc hẳn luôn thì phải nộp đơn này cho bộ phận nhân sự hoặc cấp trên của bạn để thông báo.
辞表 (Ji-hyou): là đơn xin từ chức ở Nhật. Trường hợp bạn là quản lý (経営層), cán bộ cấp cao (役職), hay bạn là nhân viên Nhà nước(公務員) thì bạn phải trình nộp đơn này cho bộ phận nhân sự của công ty.

Quy tắc viết đơn xin thôi việc ở Nhật

Mặc dù nhiều công ty hiện nay cho phép nộp đơn xin thôi việc qua internet, nhưng việc viết đơn truyền thống vẫn được đánh giá cao. Dưới đây là một số quy tắc cơ bản mà bạn nên biết:

Giấy viết: Khổ B5 hoặc A4. Nếu là đơn viết tay, bạn bắt buộc phải sử dụng giấy trắng để tăng phần lịch sự.
Phong bì: Sử dụng phong thư trắng trơn, không có bất cứ khung viền nào của bưu điện. Tùy theo kích cỡ của giấy viết mà chọn phong thư có độ lớn phù hợp. Bên ngoài của phong thư bạn chỉ nên viết tên đơn là 退職届 hoặc 退職願. Mặt sau của phong bì hãy viết phòng ban, bộ phận, tên đầy đủ góc trái bên dưới.
Bút : Sử dụng bút màu đen (dạng nước hoặc dạng dầu đều được).
Chiều viết: có thể viết theo chiều dọc hoặc chiều ngang nhưng đa số viết theo chiều dọc.

Có thể bạn quan tâm:
Kinh nghiệm chuyển việc ở Nhật

Cách viết đơn xin thôi việc ở Nhật

Cấu trúc của một tờ đơn xin thôi việc ở Nhật gồm có 8 phần, mình sẽ giải thích chi tiết từng bộ phận ở dưới.

① Tiêu đề (冒頭行)

Trong văn bản tiêu đề là việc cần phải viết đầu tiên, nên đơn xin thôi việc cũng vậy. Nếu bạn ghi theo chiều ngang thì hãy ghi vào trung tâm phần đầu trang giấy, nếu ghi theo chiều dọc thì ghi phía ngoài cùng bên tay phải. Nên ghi kích thước chữ của tiêu đề lớn hơn các phần còn lại để dễ nhìn.

② Mở đoạn (文の導入)

Kế sau dòng tiêu đề là phần mở đoạn, hãy ghi mở đoạn bằng các từ “私儀 =Watakushigi” hoặc “私事=Watakushigoto”. Nó chỉ mang ý nghĩa “Tôi…” nhưng đây là cách nói khi thôi việc hoặc khi được nhận chức ở Nhật.

③ Lý do thôi việc(退職理由)

Trong bất kỳ một lá đơn nào thì lý do hay nguyện vọng là nội dung bắt buộc phải có và nó rất quan trọng. Bạn có thể viết:
“Vì lý do cá nhân (身上の都合=いっしんじょうのつごう)”.

④ Ngày thôi việc (退職日付)

Nếu là đơn nguyện vọng muốn thôi việc 退職願 thì hãy viết năm, tháng, ngày mà bạn muốn thôi việc. Nếu là đơn báo cáo thôi việc 退職届 hãy viết năm, tháng, ngày mà bạn đã trực tiếp báo cáo với cấp trên của mình hay bộ phận nhân sự trước đó.

POINT

※ Lưu ý: Đối với phần Năm, tháng, ngày hãy tuân thủ theo định dạng ngày tháng của Nhật Bản(ví dụ 2025 là 令和7).

⑤ Phần kết luận (文末の表現)

Cũng giống như trong tiếng Việt, phần kết luận này sẽ nêu lên nguyện vọng hay quyết định thôi việc của bạn.

Ví dụ

Nếu là đơn nguyện vọng thôi việc 退職願 thì hãy ghi 退職いたしたくお願い申し上げます= Tôi muốn thôi việc. Còn đơn báo cáo xin thôi việc thì hãy ghi 「退職いたします=Tôi sẽ thôi việc」.

⑥ Ngày nộp(届出年月日)

Hãy ghi ngày mà bạn sẽ nộp đơn lên cấp trên hoặc bộ phận nhân sự của công ty, lưu ý tránh nhầm với ngày viết đơn nhé.

⑦ Ký danh (署名)

Đây là phần mà bạn cần ghi đầy đủ tên bộ phận mà hiện tại bạn đang công tác và họ tên của bạn. Khi viết xong tên nhớ đóng dấu vào phía sau tên của bạn.

⑧ Người nhận (宛名)

Ghi đầy đủ họ tên, chức vụ của người có chức vụ cao nhất trong công ty của bạn (ví dụ như 社長/会長). Bạn có thể sử dụng “dono 殿” hoặc “sama 様” để xưng hô.

Mẫu đơn xin thôi việc ở Nhật

Dưới đây là 2 mẫu 退職願 và 退職届 bằng hình ảnh mà mình sưu tầm từ 転職 mynavi, bạn có thể tham khảo. Nội dung chính của đơn như sau.

đơn xin thôi việc tiếng nhật — Ảnh gốc:https://tenshoku.mynavi.jp/

退職届：
このたび、一身上の都合により、勝手ながら、二〇二〇年四月二十日をもって退職いたします。
退職願：
このたび、一身上の都合により、勝手ながら、二〇二〇年四月二十日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

Dưới đây là 2 file word theo phong cách viết chiều dọc, bạn có thể tải về và dùng được luôn.
◆Tải mẫu 退職願
◆Tải mẫu 退職届

Cách gấp đơn và cho vào bì thư

Gấp đơn

Căn và chia tờ đơn thành 3 phần (phần tiêu đề nằm bên tay phải).
Gấp 1 phần 3 từ dưới lên trên.
Gấp phần còn lại từ trên xuống dưới.

các bước gấp thư ở nhật — Ảnh gốc: https://tenshoku.mynavi.jp/

Bỏ đơn vào phong bì

Hướng phần đầu của lá đơn xin nghỉ việc (đánh dấu sao đỏ như hình bên dưới) sát gần phía mặt sau phong bì. Điều này giúp cho người mở thư không cầm ngược bức thư.

Tổng kết

Viết đơn xin thôi việc ở Nhật Bản không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ các quy tắc và cách thức trình bày. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi thực hiện bước đi quan trọng này trong sự nghiệp. Nếu có thắc mắc, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới!

Bài viết tham khảo